Ta strona używa plików cookie w celu usprawnienia i ułatwienia dostępu do serwisu oraz prowadzenia danych statystycznych. Dalsze korzystanie z tej witryny oznacza akceptację tego stanu rzeczy.
Polityka Prywatności    Jak wyłączyć pliki cookies? AKCEPTUJĘ

Wiedza

Narady produkcyjne

Z perspektywy Dyrektora Operacyjnego wiem, że prowadzenie narad operacyjnych (operatywek) często przysparza wielu problemów: zbyt długo trwają, poruszane tematy nie dotyczą wszystkich zgromadzonych osób, osoby często nie są przygotowane. Przez wiele lat próbowałem znaleźć optymalne rozwiązanie odnośnie prowadzonej narady, aby była efektywna. Narada operacyjna to nic innego jak spotkanie, na którym omawiane są istotne tematy z perspektywy zarządzania obszarem przygotowania produkcji, produkcji, ewentualnie serwisu.

W artykule pomijam spotkania takie jak Komitety Sterujące, Spotkania Zarządu, spotkania dotyczące srzedaży, zakupów, itp. Chciałbym się skupić na najczęściej stosowanych spotkaniach w firmach produkcyjnych czyli naradach operacyjnych. Z perspektywy czasu wiem, że ważne jest to, aby znaleźć rozgraniczenie odnośnie tematami omawianymi na poszczególnych naradach.

Jak często robić spotkania?


Polecam, aby narady produkcyjne były prowadzone codziennie. Na takiej naradzie powinny uczestniczyć osoby, które mają wpływ na realizowane procesy (konstrukcja, technologia, zakupy, jakość, produkcja). Uważajmy na to, aby spotkania nie posiadały zbyt dużej ilości osób, co doprowadza do nieefektywnych dyskusji.

I tu zaczyna pojawiać się pierwszy problem, często na naradach operacyjnych dostępni są kierownicy danych komórek organizacyjnych. Ze względu na to, że operatywka odbywa się rano nie posiadają odpowiednich danych odnośnie swoich obszarów, dlatego ważne, żeby w zależności od struktury firmy dać sobie czas na przygotowanie przez osoby uczestniczące w naradzie.

Dobrą praktyką jest przygotowanie kalendarza spotkań dla organizacji. Z doświadczenia w firmach, których pracowałem w pionie produkcji odbywały się następujące spotkania:

  • 6.00 - uruchomienie zmiany przez brygadzistów (omawianie BHP, planów realizacji, problemów) - wpisywanie tematów blokujących na tablicę - obecni pracownicy danej brygady
  • 8.00 - spotkanie tablicowe pod tablicą danej brygdy produkcyjnej - obecni technologowie, planiści, kierownicy sekcji (omówienie planów produkcji, tematów blokujących)
  • 9.00 - operatywka
  • 14.00 - jeżeli były tematy blokujące, które były ważne z perspektywy procesu (QRQC) spotkanie podsumowujące

Pewnie wielu z Was zada pytanie czy potrzebne jest tak dużo spotkań? Odpowiem. Tak, ale zauważcie, że te spotkania prowadzone są przez różnych ludzi. Dzień rozpoczyna brygadzista, który ma plan i odpowiednio rozdziela pracę pracownikom. Następnie na spotkaniu tablicowym wyjaśniane zostają tematy, omawiane są terminy dostaw, ewentualne przesunięcia. Te dane są niezbędne do narady operacyjnej, gdzie na bardziej ogólnym poziomie zostaje przeglądnięty plan produkcji.

Kaskadowanie zadań z poziomu od pracownika na hali produkcyjnej do poziomu kierowniczego jest bardzo ważne z perspektywy odpowiedniego podejmowania decyzji.

Gdzie robić spotkanie?


Praktyka podpowiada mi dwa warianty, w pierwszym spotkania odbywały się w specjalnie przygotowanej sali (z tablicami, telewizorem, wskaźnikami, itp.), w wariancie drugim narada odbywała się na hali produkcyjnej (blisko procesu). I to był strzał w dziesiątkę! Z początku słyszałem jak to mamy chodzić na halę i tam robić narady? Ba.. niektóre osoby nie posiadały nawet obuwia odpowiedniego na do wejścia na halę produkcyjną mimo pracy w zakładzie przez kilka lat.

Jak poradzić sobie kiedy mamy dużą halę? Przygotowałem coś na wzór shop tour, w którym uczestniczyli kierownicy poszczególnych komórek. Przejście przez halę produkcyjną było sprecyzowane odpowiednim standardem, był czas dla odpowiednich osób na referowanie statusu realizowanych działań a jak pojawiał się problem to byliśmy tuż przy nim, często po naradzie udawaliśmy się na linię produkcyjną, aby "dotknąć" problemu.

Przebieg narady operacyjnej


Na pewno specyfika firmy pozwoli na przygotowanie odpowiedniej agendy spotkania - uszytej specjalnie pod daną organizację, ale ważne, żeby była ona dostępna i czytelna dla uczestników.

Podczas moich narad rozpoczynaliśmy od BHP (zdarzenia potencjalnie wypadkowe, analiza ewentualnych wypadków)- bardzo ważny punkt w naradzie, mimo tego, że wypadków było w zasadzie blisko zeru to i tak omawialiśmy potencjały wypadkowe (kierownicy innych komórek chodzili po produkcji, aby znaleźć zdarzenia potencjalnie wypadkowe w obszarach produkcyjnych i raz w tygodniu przygotowywali te dane na narady).

Kolejny krokiem był omawiany harmonogram produkcji (na ogólnym poziomie - terminy, braki materiałowe o ile są, zagrożenia). Nie skupialiśmy się tutaj na szczegółach, ponieważ one były wyjaśniane na wcześniejszych naradach, najważniejsze było skupienie się na rozwiązaniu problemów, które blokowały lub mogły blokować produkcję w danej chwili (lub przewidując przyszłe działania).

W kolejnym kroku przechodziliśmy do tematów jakościowych. Naradę kończyliśmy tematami związanymi z podsumowaniem zadań oraz wysłaniem automatycznie informacji o zadeklarowanych tematach.



Podczas narady była jedna zasada: w jednej chwili mówi jedna osoba i na temat. Jak temat był przeciągany to został urywany i jeżeli była konieczność to umawiały się osoby, których temat dotyczył na spotkanie. Dodatkowo w firmie wprowadziliśmy System Rozwiązywania Problemów na bazie QRQC, który pozwalał na bardziej standardowe podejście do rozwiązywania problemów. Warto zwrócić na to uwagę, aby były standardowe druczki, jednakowe metody (w moim przypadku Diagram Ishikawy, 5xWhy, Raport A3).



Podsumowując co jest ważne w dobrej naradzie operacyjnej:

  • Punktualność uczestników - szanujmy czas nasz i innych (nikt nie lubi na kogoś czekać).
  • Skupienie się na omawianym punkcie (jeżeli dany punkt nas nie dotyczy w takim wypadku nie należy przeszkadzać).
  • Wycisz telefon, nie używaj komputera.
  • Podejmowanie decyzji na bazie danych.
  • Pilnowanie dyscypliny przez osobę prowadzącą.

Raportowanie


Chciałbym tutaj zaznaczyć, że oczywiście w wariancie spotkania z salką mamy do dyspozycji tablicę, możemy przeglądać co naradę KPI, analizować, itp. Natomiast nie uważam, że na hali to jest wielki problem, możemy przygotować tablicę ze wskaźnikami operacyjnymi, które również z częstotliwością tygodniową omawialiśmy. Oczywiście były to dane nie poufne, wręcz zależało mi na tym, aby były dostępne dla osób z obszaru produkcji: wydajność, absencja, czas pośrednio-produkcyjny, przekroczenia godzinowe, ilość wyprodukowanych sztuk, ilość usterek, itd.

Wspomniałem w przebiegu spotkania o automatycznie wysyłanych raportach. Proponuję przebieg narady notować w specjalnie przygotowanym arkuszu na komputerze. Dane z poszczególnych tablic wpisywać w odpowiednie komórki. Następnie po zapisie raport przesyłać do odpowiednich osób uczestniczących w naradzie. Co raportujemy? Po pierwsze zadania, po drugie terminy (jak uległy zmianie), po trzecie punkty blokujące (braki materiałowe, przestoje maszyn, itp.).

Wnioski


Każdy ma swój sposób na prowadzenie narad, ale myślę, że zamieszczone dane pomogą przemyśleć czy aby na pewno nasza narada jest efektywna. Na końcu chciałbym zaznaczyć jeszcze jeden dość ważny dla mnie fakt, otóż przeprowadzanie narad na hali produkcyjnej daje jeszcze jedną ważna pozytywną cechę: widzą Nas ludzie z produkcji, przestają mieć opinie o tym, że kadra zarządzająca siedzi po biurach i nie chce zejść na produkcję.

Jeżeli nie macie narad na produkcji, zachęcam Was, spróbujcie, nawet pilotażem. Przynosi to wiele korzyści.

Specjalista


Łukasz Badowski
Partner Zarządzający

Specjalizacja lean manufacturing, zarządzanie produkcją, planowanie produkcji

l.badowski@osconsulting.pl

O Nas

Każdego dnia koncentrujemy wszelkie wysiłki na sprostaniu potrzebom
i wymaganiom naszych klientów.

Kontakt

OSConsulting - optymalizacja produkcji

ul. Zwycięstwa 14
44-100 Gliwice

Doradztwo wdrożeniowe: 794-140-318
Projektowanie: 603-698-817